Managerii au găsit soluția pentru a transforma timpul de călătorie în timp de lucru: videoconferința

Reducerile de costuri i-au împins pe managerii companiilor locale să folosească din ce în ce mai des videoconferințele pentru a participa la întâlnirile regionale, eliminând astfel din bugetul lunar biletul de avion sau factura de cazare la un hotel de patru sau cinci stele. Singurul cost important în cazul videoconferinței este aparatura, al cărei preț variază între 14.000 de dolari și 350.000 de dolari, scrie revista BUSINESS Magazin.

“Pentru început vom intra în legătură directă cu o colegă din Bulgaria și cu un coleg care se află cu două etaje mai jos. Vreau să vă arăt cum funcționează sistemul.”

Așa a început săptămâna trecută Cristian Popescu, directorul general al Cisco România, demonstrația unei videoconferințe. Discuția a avut loc într-o sală special amenajată pentru asemenea tip de întâlniri – pereții de culoare crem erau izolați fonic, suprafața unuia dintre ei fiind pe jumătate acoperită de un ecran. Pe masa din fața ecranului se afla dispozitivul, de forma unui telefon fix, ce permite conectarea participanților la videoconferință aflați în locuri diferite.

Aici se întâlnesc managerii Cisco România pentru a comunica cu filialele din străinătate și a ține legătura cu clienții și partenerii. La început, în anul 2007, compania a introdus sistemul de teleprezență doar intern, între sucursale, pentru ca mai apoi să se extindă și la celelalte categorii. “Într-o videoconferință, după cinci minute, participanții încep să uite că se află în fața ecranului și au senzația de întâlnire față în față”, apreciază Popescu, socotind că la nivelul lunii trecute Cisco a avut peste 30.000 de conferințe de teleprezență la nivel mondial.

“Eu unul particip de zece ori pe săptămână la acest tip de întâlniri. Deși în ultima perioadă am călătorit mai puțin în interes de serviciu, nu îmi pare rău, pentru că deplasările înseamnă pierdere de timp și lipsă de productivitate”, completează directorul Cisco. Alexandru Mina, coordonator de comunicare al Panasonic România, afirmă în schimb că el nu călătorește mai puțin de când folosește sistemul de teleprezență. “Videoconferințele vin doar ca o completare a deplasărilor – ne ajută să verificăm datele, să aducem îmbunătățiri. Nu au niciun dezavantaj”, comentează Mina.

El ține să sublinieze diferența dintre teleconferință și videoconferință, ca grad de eficiență a comunicării: “Prima este impersonală, substituie cu greu comunicarea față în față, în timp ce a doua te ajută să vezi persoanele cu care vorbești, reacțiile și gesturile lor. Eu particip la videoconferințe de două-trei ori pe săptămână, însă la nivel de companie au loc și trei-patru videoconferințe zilnic”.

Și cei de la Procter & Gamble România au început să folosească sistemul de videoconferințe din 2007, pentru întâlnirile interne în cadrul P&G. În prezent, utilizarea acestui sistem s-a extins, inclusiv pentru diverse întâlniri cu parteneri externi.

“Avantajele utilizării sistemului sunt foarte variate”, susține Cornelia Sofronie Pițigoi, external relations manager la Procter & Gamble România, referindu-se la îmbunătățirea productivității, a colaborării între echipe care se află în locuri diferite, dar și la reducerea la nivel global a emisiilor de carbon (se reduce numărul călătoriilor) și nu în ultimul rând din punct de vedere personal: reducerea numărului de ore petrecute în călătorii de afaceri (mai mult timp dedicat familiei).

Conform mai multor manageri cu care am discutat, creșterea productivității s-a dovedit pentru ei unul dintre cele mai importante câștiguri aduse de sistemul de teleprezență. Timpul de călătorie, care de cele mai multe ori generează costuri mari, poate fi transformat în timp de lucru. În cazul Cisco, spre exemplu, de la introducerea sistemului în 2007 și până în prezent au fost economisiți peste 550 de milioane de dolari. Și Computer Generated Solutions (CGS), companie de externalizare de servicii de relații cu clienții, a redus cu 30-40% costurile de când a adoptat sistemul de videoconferințe.

“Noi facem zilnic videoconferințe ca să comunicăm cu colegii de la Brașov. Așa păstrăm o relație apropiată cu cei de acolo”, a spus Vladimir Sterescu, director general la CGS, firmă al cărei sistem de videoconferințe a fost procurat de la compania americană Polycom, prezentă pe piața românească din anul 2007. La nivel global, Polycom a avut anul trecut venituri de 967 de milioane de dolari, față de peste un miliard de dolari în anul 2008.

Singurul dezavantaj al sistemului de videoconferință este, potrivit lui Mina și Sterescu, costul aparaturii, care este cuprins între 14.000 și 350.000 de dolari.

“Acolo unde însă cumpărarea unui sistem de teleprezență se poate amortiza rapid într-o companie (avem unele care și-au amortizat investiția în șase luni), este un mod de a reduce clar costurile”, afirmă directorul Cisco, adăugând că situația economică actuală face ca toate afacerile să își pună problema eficienței. Vladimir Sterescu admite că scopul inițial al utilizării sistemelor de videoconferință a fost de a reduce cheltuielile. “Dar teleprezența este și instrumentul cu cel mai mare impact atunci când vine vorba de colaborarea în companii”, consideră Popescu.

Deși au fost diferite încercări la nivelul anilor 1960 de a impune videotelefonia, tehnologia la vremea aceea nu a permis ca rezultatul să fie performant. Astăzi comunicarea video e un fapt comun, indiferent că este pe calculator sau pe telefonul mobil.

În România, interesul pentru sistemele de videoconferințe a fost până acum comparabil cu ce s-a întâmplat la nivel internațional, cu nuanța că în ce privește întreprinderile mici, managerii acestora sunt mai reticenți, deoarece bugetul lor este foarte redus, conform șefului Cisco România.