(P) Ce soluții digitale au la îndemână oamenii de HR în 2021

Schimbările provocate de criza COVID-19 au obligat multe organizații să-și regândească obiectivele și să sporească eforturile de transformare digitală, mai ales în ceea ce privește zona de Resurse Umane. De altfel, această trecere bruscă la modul de lucru remote a pus și mai mare presiune pe specialiștii HR care s-au confruntat cu și mai multe solicitări din partea angajaților.

Dacă ținem cont de faptul că în mod normal peste 70% dintre activitățile departamentului de HR sunt repetitive și se referă în special la  generarea de adeverințe, înregistrarea concediilor de odihnă sau medicale, transmiterea de informații legate de datele angajatului, atunci o soluție care poate automatiza toate aceste activități va crește cu siguranță eficiența la nivelul întregii companii.

“Concret, experiența pe care am avut-o la un client cu peste 3.500 de angajați ne-a arătat ca într-o singură lună se pot automatiza peste 7000 de astfel de activități care, în lipsa unei soluții, ar fi necesitat un efort de cel puțin 350 de ore”, Mihai Gavan, Charisma HCM Global Sales Director, TotalSoft.

Această nevoie a fost identificată de TotalSoft încă de anul trecut, când s-a demarat, de altfel, și dezvoltarea unei soluții care să ofere suport din partea departamentului de resurse umane la ore mult mai flexibile. S-a abordat această soluție în urma analizei tendințelor globale în materie de comunicare, unde s-a observat un trend foarte clar în rândul oamenilor – acela de a comunica prin mesaje text, fiind de departe cea mai utilizată formă de interacțiune. Așadar, TotalSoft a decis să  ajute angajații în acest sens, oferindu-le o formă de suport disponibilă 24/7, pe o platformă digitală familiară lor.

Bună, Timea! Câte zile de concediu mai am anul acesta?

Timea este noua colegă virtuală de la HR care poate ajuta angajații să afle imediat și la orice oră soldul zilelor de concediu, poate trimite imediat pe email diverse adeverințe și poate iniția procedura de solicitare a unui concediu sau raportarea concediului medical către organizație.

Timea este chatbot-ul dezvoltat de TotalSoft și poate rezolva solicitările angajaților prin mesaje scrise primite de la angajați pe principalele platforme de comunicare Facebook Messenger, Teams, WhatsApp, etc. folosite atât de white collar, cât și de blue collar.

Cum poți semna contractele în mai puțin de 3 minute

Semnarea fizică a contractelor poate dura cel puțin trei zile, mai ales dacă se apelează la curieri și semnatarii sunt din localități diferite. Același blocaj este valabil și în zona de resurse umane unde semnarea clasică a unui contract de muncă necesită deplasarea candidatului la sediul firmei. Pandemia curentă nu a făcut decât să complice și mai mult procesul, prin restricțiile de deplasare pe care le impune.

Astfel, TotalSoft a dezvoltat o soluție de semnătură electronică care pornește de la nevoile tuturor actorilor implicați. Aceasta simplifică întregul proces, care se rezumă la câțiva pași digitali. De exemplu, în cazul semnării unui contract de muncă, specialistul HR adaugă datele noului contract în Charisma HCM, soluția software pentru managementul resurselor umane, și începe fluxul de semnare electronic. Mai departe, aplicația transmite pe email, către angajat, documentul electronic rezultat, iar angajatul poate să vizualizeze documentul și să-l semneze electronic cu o semnătură calificată de la certSIGN, valabilă pe o anumită perioadă de timp.

Odată semnat, contractul este securizat și nu se mai poate interveni asupra acelei versiuni. Acesta  urmează fluxul firesc și se trimite pe rând, tot electronic, către ceilalți semnatari legali din organizație care pot semna electronic documentul. Părțile sunt notificate de fiecare dată când cineva îl semnează și la final, fiecare parte primește câte un exemplar complet, format care poate fi depus la ITM fără alte intervenții, semnătura electronică fiind recunoscută de autoritățile statului.

Ce ai de câștigat prin utilizarea semnăturii electronice?

Avantajele majore ale acestei soluții sunt trasabilitatea, existând o evidență clară a momentului semnării documentului de fiecare parte și a formatului în care a fost semnat documentul, totul în timp real, dar și siguranța, mai ales în contextul pandemiei de COVID-19 care necesită interacțiune fizică 0. Să nu uităm de reducerea semnificativă a timpului de semnare care ajunge la doar câteva minute.

În plus, este foarte ușor de utilizat, nefiind necesară utilizarea unui token sau instalarea unor drivere speciale, permițând semnarea documentelor de oriunde, oricând și de pe orice dispozitiv (laptop, mobil, tabletă) și garantând procesarea și stocarea sigură a datelor și un grad ridicat de protecție împotriva atacurilor cibernetice.

Pentru că #nepasă

TotalSoft a lansat de curând o campanie prin care oferă gratuit chatbot-ul Timea clienților săi. Acest demers vine în contextul pandemic actual în care protejarea sănătății și siguranței angajaților este principala prioritate a TotalSoft.

Astfel, compania sprijină clienții în efortul de digitalizare a proceselor de HR și de a le oferi angajaților acestora un mediu sigur și eficient atunci când lucrează de la distanță. Soluțiile TotalSoft sprijină mediul de business din România, greu încercat în ultimele luni, prin creșterea productivității departamentului de resurse umane și oferirea de experiențe pozitive angajaților.