(P) Prodigy Software lansează iProcess - “internul” digital al companiilor din România

Automatizarea proceselor într-o societate devine un mod de lucru imperios necesar, venind la pachet cu numeroase avantaje. iProcess reprezintă o soluție potrivită pentru cei care își doresc să eficientizeze timpul angajaților, dar și workflow-ul, transformând astfel un centru de cost într-un centru de profit.

Ce este iProcess?

iProcess este un tool prin care societățile pot face încă un pas spre digitalizare, prin înlocuirea introducerii manuale a facturilor fizice primite de la furnizori în sistemele financiar-contabile.

Prin utilizarea acestui instrument, procesarea manuală și arhivarea în dosare a acestor documente este digitalizată, devenind astfel mai simplă și mai rapidă. Departamentele de Accounts Payable din cadrul companiilor își pot îndrepta atenția către alte task-uri mai importante, timpul și volumul de muncă dedicate acestei proceduri fiind semnificativ reduse.

Cum funcționează iProcess?

Tehnologia iProcess are la bază un sistem OCR (Optical Character Recognition), ce permite extragerea informațiilor relevante de pe facturile electronice, transformându-le în date ce vor fi ulterior transferate în sistemele informatice utilizate de companie.

Înregistrarea facturilor se realizează printr-o abordare modernă, bazată pe Machine learning (învățare automată). Sistemul este “instruit” de utilizatori cum să proceseze modelul de factură al unui anumit furnizor, apoi este capabil să extragă informațiile relevante, fără intervenție umană. 

Fluxul de lucru al iProcess poate fi împărțit în 4 segmente:

• Trimiterea facturii electronice către adresa de e-mail asociată clientului iProcess
• Procesarea automată pentru extragerea datelor relevante prin sistemul OCR
• Vizualizarea documentelor procesate în cadrul platformei iprocess.erp.ro
• Transferul documentelor în sistemul informatic ERP, pe baza datelor extrase

De ce intern digital? Pentru că acest tool necesită doar instruire, apoi supervizare periodică din partea angajaților din departament, reducând astfel timpul de procesare a facturilor cu peste 80%. În plus, toată operațiunea este foarte rapidă, pentru că factura procesată automat poate fi înregistrată în sistemul ERP în doar 5 minute, dacă este primită pe e-mail sau încărcată în platformă.

Particularitățile tool-ului iProcess – cum arată viitorul în departamentele de Accounts Payable

Munca repetitivă, care pentru oameni este consumatoare de timp și de energie, nu va mai fi o problemă pentru nicio societate care alege să utilizeze iProcess.

Automatizarea task-urilor într-un departament atât de important va aduce doar beneficii companiei, al căror efect poate fi observat încă din primele luni de utilizare:

• Reducerea procesării manuale a facturilor cu 90%

• Asigurarea unui grad ridicat de acuratețe a datelor introduse și reducerea semnificativă a erorilor umane, ce au loc în procesul de introducere manuală a facturilor în sistem

• Reducerea costurilor implicate de procesarea manuală, îmbunătățirea productivității angajaților, ceea ce are ca efect gestionarea mai eficientă a proceselor interne

• Obținerea unor discounturi din partea furnizorilor pentru plata facturilor înainte de scadență, care nu puteau fi obținute până acum, din cauza volumului mare de facturi

• Integrarea iProcess cu majoritatea soluțiilor ERP existente

Nu poate fi ignorată nici arhiva electronică pe care o au la dispoziție societățile: întregul dosar de furnizori poate fi accesat oricând, ceea ce are un efect pozitiv asupra organizării interne în cadrul departamentelor de contabilitate.

Ceea ce reprezintă un mare avantaj, dar și o particularitate a tool-ului lansat de Prodigy Software, prin care se detașează de competitori, este circuitul cu schimb de informații între sistemul ERP și aplicația iProcess.

Astfel, gestionarea întregului flux, de la primirea facturii, până la procesarea informațiilor extrase de pe aceasta într-o nouă înregistrare în sistemul ERP se face digitalizat, automat, în cel mai scurt timp.

Schimbul de informații include:

• Date de identificare ale furnizorilor din ERP
• Documente introduse manual în ERP
• Rapoarte furnizori de plată

Aplicația iProcess se adresează societăților care doresc:

• automatizarea procesului de Accounts Payable prin integrarea unei soluții moderne de procesare a documentelor primite de la furnizori
• folosirea resursei umane mai eficient, pentru proceduri și proiecte importante, transformând astfel chetuielile într-o nouă sursă generatoare de profit

Compatibilitatea dintre acest tool și majoritatea sistemelor ERP existente pe piață rezultă într-o soluție ce poate fi adoptată de numeroase societăți. 

Prodigy Software este o companie de dezvoltare software orientată către clienți, cu o istorie lungă pe piața soluțiilor ERP din România. Unul dintre cele mai cunoscute instrumente create, al cărui indicator de calitate este chiar satisfacția utilizatorilor, este Merlin ERP, un sistem informatic complex ce permite un workflow centralizat pentru toate departamentele unei companii.

www.erp.ro