Protocolul local

O tema recenta de casa se referea la organizarea unui eveniment cu 300 de participanti. Cu 300 de invitati, am vrut sa spun, caci nu stim cati dintre acestia vor alege sa onoreze evenimentul. Am transmis invitatiile cu o saptamana inainte de eveniment si am lasat cateva zile de ragaz pentru verificarea agendei. Ne-am gandit ca in a treia sau a patra zi vor incepe sa curga confirmarile de participare, doar traditionalul RSVP era trecut in bold si la vedere.

Realitatea, complexa ca intotdeauna, ne-a infirmat asteptarile. Invitatii nu suna pentru a oferi detalii. Sa nu vina nimeni la evenimentul nostru ? Matematic, improbabil. Sa fi gresit numarul de telefon pe care l-am trecut sub solicitarea de confirmare ? Am mai verificat o data. Sa nu-si faca lumea agenda cu trei-patru zile inainte ? Nimeni ? Din nou, improbabil. Sa fie parte din ” protocolul ” romanesc faptul ca in urma invitatiei trebuie sa apara telefonul care verifica de ai primit-o si daca o poti onora ? Asta trebuie sa fie ! Problema s-o identificam, caci solutii pentru rezolvarea ei gasim intotdeauna la indemana.

Odata lamuriti ca ” please reply-ul ” este cvasi-inutil, ne-am alocat oameni, timp si aparate pentru 300 de apeluri telefonice la tot atatia invitati. Ne raspund, ne multumesc si ne confirma participarea. Ce simplu era! De ce am pierdut trei-patru zile asteptand sa sune telefonul ? Am fi putut avea mai putine telefoane de dat pe zi/cap de PR-ist insarcinat cu misiunea, daca ne apucam de la inceput sa telefonam invitatilor pentru confirmare. Am fi putut dimensiona sala mai bine, din timp. Am fi putut comanda la timp meniul si la catering un numar verificat de participanti. De ce am mai stricat aspectul sofisticat al invitatiei cu indemnul de a ni se anunta (ne)participarea ? Doar stim din exercitii anterioare ca imperativul de acest tip nu foloseste. Cum vor fi solutionat problema toate zecile de companii care au organizat propriile evenimente/lansari/receptii ? Cred la fel, nu-i asa ?

Am depasit impasul lipsei de informatii. Ne-am prezentat la eveniment in tinuta de gazde si organizatori. Stupoare ! Doar jumatate din cei ce confirmasera prezenta au ales sa participe totusi. Sa ne fi inselat noi la numaratoare ? Am mai verificat o data. Sa fi aparut cate o problema urgenta la cei ce n-au aparut ? La toti ? Matematic, improbabil. Sau aspectul relativ al confirmarii este specific ” protocolului ” romanesc ? Asta trebuie sa fie !

Oblojiti cu aceasta explicatie ne-am infruptat din bucatele pregatite pentru un numar dublu de participanti. si ne-a cuprins tristetea la gandul ca ar fi putut fi invers. Cum ar fi fost sa participe un numar dublu de invitati fata de cei anuntati ? Am putea afla la un eveniment viitor. Caci nu cred sa se schimbe curand protocolul local.