Una dintre primele probleme ce ar trebui rezolvate de către o persoană care dorește să înceapă o afacere este găsirea unui sediu pentru societatea comercială ce va fi înființată și rezolvarea problemelor administrative legate de înregistrarea acestui sediu la Registrul Comerțului.
După ce viitorul sediu a fost identificat, este necesară semnarea unor documente și îndeplinirea unor formalități prealabile înființării societății.În primul rând, în funcție de modalitatea în care convin cele două părți, pentru folosința spațiului de către noua societate comercială se poate încheia fie un contract de comodat (contract cu titlu gratuit, deci în temeiul căruia se folosește spațiul fără a se plăti o chirie), fie un contract de închiriere.
În cazul în care sediul se stabilește într-un apartament de bloc, trebuie obținut și acordul vecinilor și al asociaței de proprietari.
În ambele situații, contractul de închiriere sau comodat trebuie înregistrat la organul fiscal din cadrul Agenției Naționale de Administrare Fiscală. Această înregistrare nu este aceeași cu înregistrarea în scop de stabilire a impozitului pe venit datorat de proprietarul căruia i se plătește chirie.
Din acest motiv, chiar dacă proprietarul spațiului este o societate comercială și chiar dacă se încheie un contract de comodat, acesta trebuie să fie înregistrat la organul fiscal din cadrul Agenției Nationale de Administrare Fiscală.
Această cerință a fost introdusă prin Ordonanța de Urgență nr. 54/2010 privind unele măsuri pentru combaterea evaziunii fiscale.
În urma înregistrării se emite un certificat care atestă faptul că în imobilul cu destinație de sediu social nu mai există altă societate comercială deja înregistrată.
Acest lucru este posibil numai dacă imobilul, prin structura lui și suprafața sa utilă, permite funcționarea mai multor societăți în încăperi diferite sau în spații distinct partajate. Numărul societăților comerciale ce funcționează într-un imobil nu poate depăși numărul de încăperi sau spații distincte obținute prin partajare.
Până la intrarea în vigoare a acestei reglementări, există posibilitatea ca la același sediu să poată funcționa mai multe societăți, indiferent de dimensiunile spațiului respectiv, în cazul în care cel puțin o persoană era asociată în fiecare dintre societăți sau în cazul în care cel puțin unul dintre asociați era proprietar.
Atenție la firmele de apartament
Prin urmare, noile dispoziții legale restricționează și îngreunează posibilitatea stabilirii sediului social al mai multor societăți într-un apartament de bloc.
Cu toate acestea, în cazul în care la același sediu mai există deja înregistrată o altă societate, cerința legală este îndeplinită dacă proprietarul va da o declarație notarială în care să arate că la aceeași adresă pot funcționa mai multe societăți.
Mai mult, barierele create nu sunt numai sub formă juridică, ci și administrativă. Deși reglementarea a apărut în 2010, în practică se întâmplă ca de multe ori funcționarii ANAF să nu emită certificatul în termenul legal de cinci zile ori să îl emită în mod greșit și să nu îl corecteze în aceeași zi, ci într-un alt termen de cinci zile (deși eroarea de completare și emitere le aparține, iar solicitantul nu are nicio vină).
Intenția autorităților a fost se pare limitarea numărului de firme fantomă, a situațiilor în care societățile respective nu au funcționat niciodată sau nu mai funcționează la sediul social, nu își înregistrează tranzacțiile în evidențe financiar-contabile, iar organele de conducere se sustrag de la efectuarea controalelor autorităților fiscale.
Aflate într-o permanentă căutare a soluțiilor de combatere a evaziunii fiscale datorită “imaginației bogate de care dau dovadă evazioniștii”, după cum declara la un moment dat un fost președinte al ANAF, autoritățile ating în mod sigur un rezultat cert: birocratizarea excesivă a formalităților necesare înregistrării și schimbării sediului. Combaterea evaziunii prin combaterea cauzelor acesteia rămâne un deziderat greu de atins.
Mai mult, numeroși mici întreprinzători au considerat această măsură ca fiind una de limitare a așa-numitelor “firme de apartament” în scopul sprijinirii pieței de închirieri de spații de birouri care a avut de suferit în urma crizei financiare, existând la acest moment numeroase spații de birouri rămase neocupate și aflate într-o căutare continuă de chiriași.
Prin urmare, într-o perioadă în care statul ar trebui să sprijine relansarea economică prin facilitarea dezvoltării de noi afaceri, piedicile birocratice rămân în continuare un factor de luat în seamă de către întreprinzătorii care intenționează să înceapă o afacere.
Atenție la valabilitatea sediului
Un alt aspect care trebui avut în vedere este valabilitatea sediului social. De multe ori, comercianții pierd din vedere expirarea termenului contractului de închiriere sau comodat în baza căruia folosesc spațiul respectiv și ajung în situația de a figura în baza de date a Oficiului Registrului Comerțului ca având sediul expirat.
O astfel de situație poate apărea și în cazul în care societatea nu își desfășoară activitatea la sediu, ci la un punct de lucru sau alt sediu secundar.
Într-un asemenea caz pot exista consecințe negative asupra activității comerciale a societății.
Informațiile privind valabilitatea sediului sunt informații publice, având acces la acestea orice persoană interesată.
În ultimii ani, din cauza creșterii numărului de societăți comerciale aflate în insolvență, foarte mulți comercianți verifică în baza de date a Registrului Comerțului situația unui potențial partener comercial în vederea luării deciziei de a intra sau nu într-o relație de afaceri cu o anumită societate.
În aceste condiții, imaginea și prestigiul societății având sediul expirat pot fi afectate în fața potențialilor parteneri comerciali care ar fi interesați în stabilirea unor raporturi contractuale cu aceasta.
Pe de altă parte, în cazul efectuării anumitor operațiuni bancare, de exemplu contractarea unui credit sau a altor servicii, instituțiile bancare solicită ca sediul social să fie valabil pentru ca societatea să poată beneficia de acordarea anumitor servicii și produse financiare.
Printre documentele solicitate de către instituțiile financiare în vederea furnizării anumitor servicii se numără de regulă și certificatul constatator cât mai recent al societății respective. În cazul în care sediul societății este expirat, certificatul constatator va cuprinde mențiuni în acest sens.
În afară de inconvenientele prezentate mai sus, neîndeplinirea cerințelor privind sediul social valabil poate atrage și dizolvarea societății. Potrivit Legii societăților comerciale, orice persoană interesată precum și Oficiul Național al Registrului Comerțului pot solicita tribunalului dizolvarea societății care nu are un sediu social valabil.
Într-o asemenea situație, orice persoană interesată, prin urmare inclusiv asociații și administratorul societății pot face recurs împotriva hotărârii de dizolvare în termen de 30 de zile de la publicarea hotărârii de dizolvare în Monitorul Oficial.
Persoana care declară recurs trebuie să depună o copie a recursului la oficiul registrului comerțului în care este înregistrată societatea a cărei dizolvare a fost pronunțată.
Atenție la corespondență
În situația în care societatea nu funcționează la sediul social, ci la un punct de lucru sau alt sediu secundar, este foarte importantă asigurarea ridicării corespondenței primite de societate la adresa sediului social.
În multe situații societățile funcționează la altă adresă decât adresa sediului social și nu își verifică și ridică în mod regulat corespondența primită la adresa de sediu.
De aceea, există numeroase situații în care organele de conducere nu află în timp util de anumite comunicări importante, cum ar fi, de exemplu, primirea unei citații în cazul în care societatea este acționată în justiție. Asemenea comunicări trebuie să ajungă în posesia reprezentanților societății cât mai repede pentru ca aceștia să poată lua măsurile necesare în vederea apărării intereselor societății.
Necunoașterea de către reprezentanții societății a faptului că aceasta a fost acționată în justiție poate prejudicia societatea punând-o în situația de a nu-și putea organiza apărarea în mod corespunzător. De aceea, administratorul societății sau persoana desemnată de către acesta trebuie să se încredințeze că întreaga corespondență a societății este ridicată și ajunge în posesia reprezentanților acesteia.