De câțiva ani încoace, mai exact odată cu lansarea ChatGPT în noiembrie 2022, se discută intens despre potențialul tehnologiei bazate pe inteligența artificială și despre impactul pe care aceasta îl va avea asupra companiilor.
Discuțiile (și profețiile de tot felul) au fost alimentate, pe bună dreptate, de progresele tehnologice spectaculoase, de concurența acerbă a marilor companii de IT, dar și de miza geopolitică care produce o adevărată ”cursă a înarmărilor”, ce are ca scop obținerea unui avantaj decisiv pentru țara ce va deține cel mai avansat model de AI.
Profețiile care nu se adeveresc
În martie 2025, Dario Amodei prezicea că ”în trei până la șase luni, AI-ul ar putea scrie 90% din cod, iar în aproximativ 12 luni ar putea scrie practic tot codul.” Totuși, suntem departe de realizarea acestei predicții.
Dario Amodei este CEO-ul companiei Anthropic – cea care realizează Claude, considerat cel mai bun asistent AI la momentul actual. Și nu e singurul care a generat astfel de profeții, unele făcute pe un ton apocaliptic – mai ales în ceea ce privește viitorul forței de muncă care, nu-i așa, va fi în scurt timp total înlocuită de agenți bazați pe AI.
La nivel individual, mulți dintre noi folosim deja AI, fie în scop personal, fie pentru sarcinile de la birou. Totuși, nu simțim că AI-ul ne-ar putea înlocui prea curând.
Adopția AI în companii – ceva nu merge
Nu puține companii au încercat deja să implementeze AI, dar puține proiecte sunt considerate un succes. De ce este încă adopția atât de scăzută și de ce succesul atât de rar? În cele ce urmează, vom încerca să oferim un răspuns la aceste întrebări și totodată niște recomandări, oferite din perspectiva unei experiențe în implementarea sistemelor IT.
Obiective modeste și clare
Înainte de toate, nu vă gândiți că veți implementa un AI care să înlocuiască angajații pentru că, deocamdată, așa ceva nu este posibil. Multe companii au căzut în capcana unor așteptări nerealiste. Nu confundați fișa postului unui angajat cu ce face el efectiv. Da, poate acolo sunt trecute câteva rânduri, dar în realitate, zilnic, un angajat ia zeci de microdecizii pe care niciun AI nu le poate lua fără un anumit grad de risc. Puteți, în schimb, să vă gândiți să folosiți AI-ul pentru unele dintre activitățile pe care angajații le desfășoară.
Să zicem, de exemplu, că una dintre responsabilitățile angajaților cu experiență este aceea de a face instrucție cu noii angajați, de a-i învăța procedurile și procesele companiei. Instruirea unui nou angajat e genul de activitate care nu furnizează imediat plusvaloare companiei, dar care poate consuma din timpul prețios al angajaților care creează această plusvaloare.
Pentru asta, ne putem gândi la un Chatbot care să aibă acces la toată documentația companiei (manuale, proceduri etc.) și care să ofere interactiv informația necesară noului angajat, cel puțin într-o primă fază.
Informație structurată și procese bine puse la punct
Ca să funcționeze corect, un instrument de AI are nevoie de informație de calitate, iar calitatea acesteia depinde de sistemele informatice care sunt deja implementate. Una e să ai datele firmei împrăștiate prin Excel-uri și prin tot felul de aplicații care nu comunică între ele, alta e să ai un sistem de tip ERP care să înglobeze într-o singură bază de date cât mai multe dintre datele financiare și operaționale ale companiei.
Dincolo de asta, trebuie să existe o claritate în ceea ce privește procesele de afaceri, claritate care se reflectă în sistemele informatice existente, dar sursa ei este dată de management și de calitatea organizării din companie. Altfel spus, trebuie să se știe cine este responsabil pentru o activitate sau alta, ce trebuie fiecare să facă și când. Ideal este să existe proceduri interne de lucru cât mai detaliate cu putință.
Revenind la exemplul anterior, cu Chatbot-ul care asistă noii angajați, degeaba îl va întreba un angajat cum să facă o cerere de concediu dacă nu există undeva, încărcată, o procedură care să explice cum se face așa ceva, ce formular trebuie completat, către cine să îl trimită etc. Angajatul va primi, cel mult, un răspuns generic.
Multe companii s-au grăbit să adopte AI fără să țină seama de acest aspect și de aceea conversațiile pe care le avem pe un site cu un Chatbot în majoritatea cazurilor sunt doar prilej de frustrare pentru cel care vrea să obțină o informație. Și nu e vina AI-ului, pentru că acesta pur și simplu nu are acces la ea.
Oamenii trebuie păstrați în bucla de decizie și control
Oricât de spectaculoase ar fi rezultatele furnizate de un instrument AI, rămâne o problemă fundamentală: sunt rezultate obținute probabilistic și nu determinist. Asta înseamnă că, la aceeași întrebare, răspunsurile pot fi ușor diferite. Această marjă de probabilitate (și eroare) poate fi considerată acceptabilă când utilizăm AI-ul în scop personal, dar nu și într-un mediu de business. Oamenii trebuie să verifice rezultatul și, dacă e cazul, să valideze unele decizii.
În cazul Chatbot-ului pe care l-am dat ca exemplu, am putea să-i dăm instrucțiuni acestuia să evalueze gradul de certitudine al răspunsului pe care-l furnizează și, dacă estimează că este sub un anumit prag, atunci să nu-l ofere noului angajat, ci, în funcție de subiectul întrebării, să-l îndrume pe acesta către un angajat cu expertiză pe subiectul respectiv.
Vreți să implementați AI în procesele operaționale?
Recomandarea noastră este să începeți mai întâi implementarea AI pentru unele procese conexe celor operaționale (precum exemplul furnizat), pentru a vă putea familiariza cu tehnologia și pentru a-i înțelege limitele. Dacă vreți însă să treceți la procesele operaționale, cele care vă definesc activitatea, sugestia este să nu o faceți fără a avea mai întâi un sistem ERP implementat.
Sistemul ERP este fundația pe care puteți construi, pentru că are o bază de date care oferă în timp real informații pe baza căreia se pot lua deciziile corecte. Tot un sistem ERP încorporează, prin configurările realizate în cadrul său, o mare parte din regulile de business ale companiei. Iar unele dintre sistemele ERP sunt și pregătite pentru a interacționa cu instrumentele AI.
De exemplu, în sistemul ERP Dynamics Business Central, furnizat de către Microsoft și implementat și de către ELIAN Solutions, există deja funcționalități bazate pe AI. Avem funcționalitate de chat – Microsoft Copilot, care poate răspunde la întrebări în limbaj natural, dar și agenți care funcționează autonom pentru generarea de comenzi de vânzare, facturi de cumpărare sau de deconturi.
De reținut că sistemul e deschis la interacțiunea cu alți agenți AI, care pot funcționa în afara Business Central, dar și că se pot construi agenți AI de la zero, chiar în cadrul acestuia.
De altfel, ELIAN Solutions are deja implementat, la nivel intern, un astfel de agent AI construit în Business Central, alături de alte instrumente AI utilizate pentru procesele companiei (dezvoltare, consultanță și vânzări).
Despre autor: George Baciu are o experiență de peste 20 de ani în consultanță de business, ERP și comunicare. În prezent, lucrează în cadrul ELIAN Solutions și scrie despre Dynamics Business Central, digitalizare și optimizarea proceselor de afaceri.