Dezvoltarea organizationala in fata schimbarii (II)

Asa cum am promis, vom dezbate in continuare modul in care se poate elabora si introduce un program de dezvoltare organizationala. Nu exista o “unica” sau “cea mai buna” modalitate de concepere si introducere a unui astfel de program. De-a lungul anilor au fost elaborate diferite scheme iar urmatoarea secventa poate fi considerata tipica:

Etapa preliminara
Un program de dezvoltare organizationala este initiat atunci cand conducatorul unei organizatii, din cauza dificultatilor cu care se confrunta, realizeaza necesitatea unei schimbari in scopul perfectionarii modului de functionare si a eficientei organizationale.
Dificultatile cu care se poate confrunta o organizatie pot viza: lipsa de eficienta in folosirea unei tehnologii, existenta unor relatii tensionate intre membrii organizatiei sau intre diferitele grupuri din cadrul acesteia, slaba structurare a sarcinilor de munca, moralul scazut al angajatilor.
Realizand toate acestea, cat si necesitatea schimbarii, conducatorul respectiv va apela la un “agent de schimbare” al carui rol va fi acela de a coordona si a facilita introducerea unui program de schimbare.
Un element cheie in aceasta faza preliminara se refera la acceptarea de catre intreaga echipa de conducere a organizatiei a initierii unui program sistematic si planificat de schimbare in care sa se implice si la care sa participe activ.

Colectarea datelor, analiza si diagnoza
O data ce s-a apelat la agentul de schimbare, iar membrii importanti ai organizatiei au acceptat participarea la un program de dezvoltare organizationala, incepe procesul de colectare a datelor.
In aceasta faza agentul de schimbare va folosi toate mijloacele adecvate pentru obtinerea unor informatii relevante despre organizatie. El va folosi chestionare sau va observa modul in care se desfasoara activitatile de zi cu zi, atitudinile si reactiile angajatilor, metodele de rezolvare a problemelor din organizatie.
Datele si informatiile astfel obtinute sunt apoi folosite pentru diagnoza dificultatilor cu care se confrunta organizatia.

Informarea membrilor organizatiei
Rolul diagnozei este acela de a clasifica si a prezenta problemele si dificultatile organizatiei asa cum au fost percepute de agentul de schimbare.
Este insa foarte important ca aceste perceptii personale sa fie confruntate cu perceptiile, atitudinile sau modul de intelegere a problemelor de catre membrii organizatiei.
Prezentarea diagnozei se face de regula in intalnirile de grup unde oamenii sunt stimulati sa discute problemele asa cum le vad ei. Rolul acestor intalniri de grup, al prezentarii si discutarii problemelor este acela de a oferi agentului de schimbare un feedback ce va fi folosit in dezvoltarea planurilor de actiune. Avand in vedere ca un program de dezvoltare organizationala presupune un plan concret de actiune si schimbare si nu un scop sau o idee abstracta este foarte important sa se obtina acordul sau asentimentul oamenilor cu privire la modul de implementare.

Implementarea planului de actiune
O data ce programul de actiune a fost discutat si s-a obtinut acordul oamenilor, urmeaza etapa de punere in practica.
Desigur ca un astfel de plan de actiune presupune si luarea unor decizii cu privire la resursele necesare pentru realizarea lui, la tipul de interventii de dezvoltare organizationala ce trebuie considerate, la succesiunea evenimentelor.
Cea mai mare parte a interventiilor de dezvoltare organizationala pot fi clasificate astfel:
* Activitati care au ca scop determinarea schimbarii comportamentului oamenilor la locul de munca
* activitati de indrumare si consultanta – pentru a ajuta indivizii
* activitati de construirea echipei – pentru a imbunatati relatiile din cadrul grupurilor si eficientiza sarcinile
* activitati inter-grup – pentru a imbunatati nivelul de colaborare intre grupuri interdependente
* activitati de instruire si dezvoltare – pentru a imbunatati zonele de cunoastere si indemanare
* Activitati ce au ca scop schimbarea structurilor organizatiei
* analiza rolului
* reformularea postului / imbogatirea postului
* restructurarea experimentala
* Activitati care au ca scop analiza de probleme
* diagnosticare utilizand chestionare, interviuri si intalniri de grup
* stabilire de planuri si obiective – pentru a imbunatati abilitatile de planificare si luare de decizii
* analiza procesului – pentru intelegerea procesele umane care au loc (comunicarea, competitia, colaborarea)
Cele mai frecvent folosite activitati sunt cele de analiza a problemelor, fapt evident privind prin prisma nevoii de a evalua marimea si forma problemelor cu care se confrunta organizatia la acel moment.

Evaluare
Dupa aplicarea planurilor, este foarte important ca ele sa fie monitorizate la intervale frecvente de catre echipa de conducere impreuna cu agentul de schimbare.
Pot apare dificultati si neintelegeri si ele trebuie rezolvate cat mai curand. Daca o anumita activitate are rezultate contrarii, va trebui corectata sau chiar eliminata din program.
Din cand in cand vor fi cerute revederi substantiale ale progresului catre scopurile si obiectivele aplicatiei.

Revizuirea scopurilor si planurilor
In urma evaluarii este posibil sa se constate necesitatea revizuirii unor scopuri importante, pentru care ulterior va fi necesara o secventa suplimentara a planurilor.
La sfarsitul programului, agentul de schimbare va preda stafeta conducerii sa continue sarcina desfasurarii unei afaceri mai bune.