Digitalizarea sistemelor fiscale devine standard în tot mai multe țări. Într-un interviu cu Adina Andrei de la Infinite IT Solutions, explorăm cum companiile se pot adapta rapid la cerințele de facturare electronică în România și dincolo de granițe, transformând obligațiile legislative în avantaje reale de business.
Digitalizarea fiscală și facturarea electronică obligatorie devin standard în tot mai multe țări. Ar putea sistemul ANAF RO e-Factura din România să fie o oportunitate de creștere pentru companii? Cum pot companiile valorifica această cerință pentru a obține un avantaj pe piețe externe?
Digitalizarea sistemelor fiscale nu mai este opțională – este o necesitate. Vedem asta la ANAF RO e-Factura în România, la ZATCA în Arabia Saudită, la KSeF în Polonia și la SDI în Italia. Fiecare dintre aceste sisteme funcționează diferit – atât din punct de vedere tehnologic, cât și legal. Pentru companii, asta înseamnă să se adapteze rapid la numeroase modele de facturare electronică complet diferite. Exact aici devine crucială gândirea globală – o abordare limitată nu mai este eficientă.
Când colaborezi cu un furnizor care asigură conformitatea nu doar cu ANAF RO e-Factura, ci se integrează si cu alte sisteme internaționale, câștigi flexibilitate și pregătire pentru expansiune globală. În loc să te concentrezi doar pe cerințele locale, poți să-ți crești afacerea oriunde vezi potențial – fără să-ți faci griji despre conformitate sau limitări tehnice.
Deci, integrarea locală cu fiecare sistem separat nu este suficientă?
Cu siguranță nu. Integrarea cu sistemul ANAF RO e-Factura este doar o piesă a puzzle-ului, dacă vorbim de companii internaționale, multinaționale. Este suficientă pentru companiile mici, locale. Când o companie operează pe mai multe piețe – fiecare cu reglementările și formatele sale – integrările separate devin rapid ineficiente, costisitoare și greu de întreținut. Încă și mai rău: o schimbare reglementară într-o țară poate afecta procesele din întregul grup dacă nu există o abordare centralizată. De aceea tot mai mulți manageri financiari caută un partener tehnologic global unic – și aici intervine platforma Global Invoicing Platform (GIP) de la Infinite.
Integrarea sistemului RO e-Factura implică câteva provocări complicate pentru companiile românești — de la obstacole tehnice și managementul datelor, la riscuri de conformitate și blocaje procedurale. Putem menționa una dintre ele legată de Structura Complexă a Datelor & Cataloage de Date Incomplete: cerințe stricte de formatare deoarece facturile trebuie să urmeze standardul RO_CIUS (bazat pe UBL 2.1 sau CII, aliniat cu EN 16931), ceea ce impune informații precise despre companie/beneficiar – de ex. coduri poștale, tipuri de adresă, coduri de TVA etc. De asemenea, lacunele din datele vechi reprezintă o provocare deoarece multe IMM-uri nu păstrează cataloage de date detaliate în formatul așteptat de e-Factura, ceea ce necesită curățare sau îmbogățire semnificativă — adăugând timp și complexitate.
Fără să mai menționăm modificările platformei RO e-Factura & lacunele de suport: ANAF actualizează frecvent sistemul și documentația, uneori cu un timp de adaptare redus. În plus, suportul pentru utilizatori (e-mail sau ghid tehnic) poate fi vag, foarte tehnic sau să vină prea târziu.
Care este valoarea adaugată pentru o companie dacă alege să lucreze cu Infinite?
Soluțiile de e-Facturare de la Infinite oferă rezolvări pentru toate aceste provocări.
Punctele noastre forte sunt complexitatea și flexibilitatea. Platforma Infinite Global Invoicing Provider (GIP) este o platformă care suportă multiple sisteme naționale de facturare electronică – precum ANAF RO e-Factura, ZATCA, KSeF, SDI și altele – și se adaptează automat la reglementările în schimbare. Pe deasupra, suntem un punct de acces certificat PEPPOL, ceea ce permite conformitatea completă în țări precum Germania, Franța, Scandinavia și Benelux.
Pentru clienți, asta înseamnă un singur lucru: indiferent de țară, cerințe sau formatul facturii, procesul de facturare este consistent, conform și complet automatizat. Cel mai important – rămâne sub controlul financiar și operațional al companiei, fără necesitatea de a investi în soluții locale sau de a angaja specialiști suplimentari.
Ați menționat PEPPOL. Este cu adevărat o simplificare pentru afacerile europene sau doar o altă provocare?
PEPPOL este o rețea internațională și un set de standarde care permit companiilor și instituțiilor publice să schimbe în mod securizat și legal documente electronice – cum ar fi facturi, comenzi sau confirmări de livrare. Totul are loc prin puncte de access securizate, care servesc ca gateway-uri în cadrul ecosistemului digital.
PEPPOL simplifică mult schimbul internațional de documente – atât cu administrațiile publice, cât și între companii. Infinite este punct de acces certificat PEPPOL, permitem clienților noștri să trimită facturi în conformitate cu standardele europene, fără necesitatea unor integrări separate cu fiecare sistem local. Pentru afaceri, asta înseamnă mai puține excepții, mai puțină configurare manuală, mai multă automatizare și conformitate deplină cu cerințele de interoperabilitate și securitate.
Ce beneficii evidențiază cel mai des clienții voștri?
Cel mai des auzim trei lucruri: „În sfârșit putem dormi noaptea”, „Nu trebuie să urmăresc schimbările de reglementare – voi faceți asta pentru noi”, și „Erorile și întârzierile au dispărut”.
În cifre, arată astfel: reducerea costurilor operaționale de până la 25 %, timpul de implementare scurtat cu aproximativ 40 %, erorile umane eliminate în proporție de până la 90 %, și conformitate completă fără necesitatea unor experți fiscali suplimentari.
Pentru CFO, asta înseamnă o economie reală de timp, bani și resurse. Pentru organizații – stabilitate operațională și pregătire pentru extindere.
Permiteți-mi să dau un exemplu: un client polonez care operează în România, Italia și Arabia Saudită. În România, ANAF RO e-Factura a introdus noi scheme XML și formatul SAF-T – platforma noastră și-a ajustat automat documentele pentru a îndeplini noile cerințe fără nicio perioadă de nefuncționare la emiterea facturilor. În Arabia Saudită, situația este mai complexă – pe lângă trimiterea facturilor către ZATCA, companiile sunt obligate să le stocheze local cel puțin șase ani conform standardelor ZATCA. Soluția noastră îndeplinește aceste cerințe 100 %. Datorită Infinite GIP, clientul nu a trebuit să investească în servere locale sau să-și reconfigureze arhitectura – totul se întâmplă într-o singură platformă, menținând securitate completă și conformitate reglementară.
Cum funcționează integrarea cu sistemul ERP al clientului?
Asta este unul dintre punctele noastre forte. Avem conectori pregătiți pentru cele mai populare sisteme ERP, precum SAP, Oracle ERP Cloud și Microsoft Dynamics 365, precum și multe soluții locale și specifice industriei. Asta înseamnă că implementarea este rapidă, implică minim departamentul IT, și permite o tranziție lină la facturarea electronică conformă în mai multe țări simultan.
În final – ce sfat ați da companiilor care tocmai își încep transformarea digitală în facturare electronică?
Gândiți-vă global de la început. Chiar dacă astăzi activitatea voastră se desfășoară doar pe o piață, lucrurile se pot schimba rapid. Regulamentele evoluează, piețele se deschid – și a fi bine pregătit de la început ajută să eviți haosul și remedierile costisitoare mai târziu.
Alegând un partener ca Infinite, nu obții doar conformitate cu ANAF RO e-Factura, ci și o platformă pregătită pentru orice scenariu: noi țări, noi formate, noi cerințe. Și asta este ceea ce oferă managerilor financiari liniște, securitate și libertatea de a se concentra pe creștere strategică.
Despre Infinite IT Solutions:
Infinite IT Solutions este o companie europeană de tehnologie cu peste 20 de ani de experiență în transformare digitală. Platforma sa vedetă, Global eInvoicing Platform (GIP), asigură conformitatea cu mandate de facturare electronică în peste 60 de țări, inclusiv ANAF, PEPPOL, ZATCA, EmaraTax și KSeF. Infinite IT sprijină organizații din întreaga lume în atingerea conformității digitale și a eficienței, iar sucursala din România lucrează deja de 8 ani cu peste 1300 clienți locali.