În contextul creșterii preocupărilor legate de transparență, etică și combaterea corupției, România a promulgat Legea nr. 316/2022 privind protecția avertizorilor de interes public. Această inițiativă legislativă avea inițial scopul de a transpune în legislația națională Directiva EU 2019/1937 (cunoscută și sub numele de „Directiva Whistleblowing”), însă draftul de lege a suferit numeroase modificări până la promulgare – mai ales că scopul final era acela de a proteja avertizorii care aduc în atenția publicului informații relevante despre nereguli sau fapte ilicite.
Legea reglementează aspecte precum: procedura de primire, de examinare și soluționare a raportărilor, drepturile și obligațiile persoanelor care efectuează raportări sau divulgă public informații privind încălcări ale legii, obligații specifice ale autorităților, instituțiilor publice, altor persoane juridice de drept public, precum și persoanelor juridice de drept privat, precum și atribuțiile autorităților competente.
Actul normativ a fost publicat în Monitorul Oficial al României pe 19 decembrie 2022 și a intrat în vigoare după trei zile. Începând cu această dată, legea a început să își producă efectele. Unul dintre acestea este aplicarea ei directă companiilor private care au cel putin 250 de angajați. Termenul de conformare pentru restul organizatiilor este 17 decembrie 2023.
O componentă crucială a acestei legi este obligația instituțiilor și companiilor să adopte politici interne de whistleblowing, pentru a sprijini și a proteja avertizorii. În continuare, voi trece în revistă care sunt entitățile care au obligația adoptării unei astfel de politici interne, respectiv câteva observații de interes pentru companiile vizate din sectorul privat.
În primul rând, toate instituțiile publice din România au obligația de a institui o politică internă de whistleblowing. Această obligație se aplică atât instituțiilor centrale, cât și celor locale. Scopul principal al acestor politici este de a facilita comunicarea avertizorilor de interes public și de a-i proteja pe aceștia de eventualele represalii sau amenințări.
Legea mai precizează că această dispoziție se aplică și structurilor fără personalitate juridică (autorități, instituții publice și persoane juridice de drept public), care au cel puțin 50 de angajați. Totodată, considerăm că aici se încadrează și societățile împuternicite/desemnate să efectueze un serviciu de interses public – așa zisele persoane juridice de interes public.
În al doilea rând, entitățile private care au peste 50 de angajați au obligația de a institui o politică internă de whistleblowing. Acest lucru indică importanța pe care directiva whistleblowing o acordă protejării avertizorilor și prevenirii actelor de corupție sau ilegalităților, inclusiv în sectorul privat.
O altă categorie de entități care trebuie să adopte o politică internă de whistleblowing sunt cele care au activități ce implică cheltuieli publice. Aceste entități pot include societățile comerciale care au contracte cu instituții publice sau care beneficiază de finanțări sau subvenții din fonduri publice. Această prevedere este menită să asigure că utilizarea corectă a banilor publici este monitorizată și că informațiile despre nereguli sunt aduse la cunoștința autorităților competente.
În ceea ce privește obligația companiilor din sectorul privat de a adopta o politică interne de whistleblowing, legea impune si rigori pe care trebuie să le respecte o astfel de politică, denumită „procedura de raportare internă”. Aceasta trebuie să cuprindă, printre altele, elemente precum:
a) prevederi privind modalitățile de primire a raportărilor interne care să garanteze protectia identității avertizorului și a oricărei părți terțe menționate în raportare, dar și modalități prin care să se asigure că personalul neautorizat nu va avea accesul la acel canal de raportare, sau mai rău, la raportările deja făcute.
b) stipularea expresă a obligației de a transmite avertizorului în interes public confirmarea primirii raportării, în termen de cel mult 7 zile calendaristice de la primirea acesteia;
c) prevederi privind desemnarea unei persoane/departamentcu atribuții legate de primirea, înregistrarea, examinarea, efectuarea de acțiuni subsecvente și soluționarea raportărilor, care să acționeze imparțial și independent;
d) prevederi privind efectuarea cu diligență a acțiunilor de către persoana desemnată;
e) prevederi privind modalitatea de îndeplinire a obligației de informare a avertizorului în interes public cu privire la stadiul acțiunilor sale.
De asemenea, procedura internă trebuie să includă modalitățile prin care compania oferă angajaților săi informații clare și ușor accesibile privind procedurile de raportare externă către autoritățile competente și, după caz, către instituțiile, organele, oficiile sau agențiile Uniunii Europene. În această privință este important de stiut următorul disclaimer: nu va fi suficient ca în procedura adoptată să se insereze aceste informații și atât, ci sunt necesare prevederi exprese despre cum aducem la cunoștința angajaților aceste informații (afișe, cursuri/traininguri, email-uri de informare, secțiune specială pe site-ul companiei etc).
Un alt aspect esențial este faptul că și entitățile care primesc raportări, deci inclusiv companiile private, trebuie să analizeze și, după caz, să-și revizuiască procedura de primire a raportărilor și de efectuare a acțiunilor subsecvente, la intervale regulate, dar cel puțin o dată la 3 ani. Cu alte cuvinte, această politică internă de whistleblowing ce trebuie adoptată până la data de 17 decembrie 2023, va trebui ulterior și revizuită cel puțin o dată la 3 ani.
În concluzie, companiile private care nu au intrat în conformitate cu această lege prin adoptarea unei politici de whistleblowing sau care nu vor respecta întrutotul cadrul legal, riscă sancțiuni din partea Agenției Naționale de Integritate, ulterior datei menționate, cu amenzi ce pot varia între 4.000 lei și 40.000 lei.