Noua soluție digitală, unică în România, pentru gestionarea cheltuielilor de afaceri îmbunătățește experiența angajaților la locul de muncă.
Octavian Trofin este director administrativ și membru al boardului Colliers International, companie de consultanță imobiliară. Prin profilul jobului său, știe care sunt procesele administrative care consumă timpul și energia angajaților în cadrul unei companii. Este cazul procedurii clasice de decont, care implică mai multe departamente și resurse.
De câteva luni, Octavian și echipa sa testează beneficiile primului decont digital din România. “Totul este mult mai simplu și intuitiv acum pentru că ai totul la vedere în aplicație. Vezi cât ai cheltuit, care este soldul, există mult mai mult control pe tot procesul”, spune Octavian despre experiența sa folosind cardul Spendeo.
Decont clasic versus Spendeo
Un proces clasic de decont are mai multe etape care implică și necesită completarea formularelor companiei, obținerea aprobărilor de la unul sau mai multe departamente, în funcție de profilul și mărimea companiei. Procesul se încheie cu justificarea cheltuielilor de serviciu cu dovezi fizice. Pentru o companie modernă, se dovedește a fi un proces greoi, care durează prea mult, nefiind adaptat la nevoile și rapiditatea actuală din mersul companiilor.
“Primul și cel mai important avantaj pe care Spendeo îl prezintă este faptul că înlătură grija numeroaselor documente în format fizic. Apoi are un proces de aprobare care este comod, pentru că îți apare imediat în aplicație. Primești mail și vezi că ai de aprobat cheltuieli când cineva face un decont. Este simplu”, povestește Octavian, din perspectiva unui om care aprobă zilnic un număr foarte mare de deconturi. Înainte, folosea un card bancar de companie, dar controlul plăților nu era optim. “Mi s-a întâmplat să dau cardul de companie și să nu pot urmări cheltuielile. Cu Spendeo, acest proces este mult mai simplu. Știu unde a fost folosit cardul în orice perioadă și cine l-a folosit”, explică Octavian.
Creșterea productivității angajaților
La Colliers International a ales, pentru început, carduri nenominale Spendeo, pe care le pot folosi colegi din mai multe departamente. “Vom achiziționa carduri nenominale, unul pe fiecare departament, pentru fiecare linie de business. Și atunci îmi va fi clar ce cheltuieli a avut fiecare departament, le voi putea aloca direct departamentului respectiv, astfel că toate cheltuielile vor fi mult mai ușor de urmarit. Angajatul are cardul la el, dacă are nevoie să cheltuiască mai mult decât era prevăzut, cere mai mult din aplicație. Cu Spendeo rezolv imediat”, spune Octavian, mulțumit de rapiditatea cu care situațiile limită de dinainte se rezolvă acum printr-un click.
Prin eliminarea procesului de gestionare a numerarului în companie și integrarea cu sistemele de contabilitate și de raportare ale companiei, Spendeo ajută la creșterea productivății și a satisfacției angajaților datorită procesului ușor pentru decont. Reducerea pierderilor financiare asociate schimburilor valutare, controlul îmbunătățit și optimizarea costurilor asupra cheltuielilor efectuate de angajați, precum și raportarea în timp real sunt beneficii care schimbă pozitiv atmosfera din cadrul unei companii. “Este mult mai facil totul”, conchide Octavian.