Organizarea de reuniuni, conferinte si expozitii reprezinta la ora actuala sectorul cel mai dinamic si mai profitabil din turism, este de parere Paul Marasoiu, presedintele de onoare al Romanian Convention Bureau (RCB), asociatia profesionala de profil. “Daca acum opt ani, nici o agentie de turism nu vorbea despre organizarea de conferinte si seminarii, la ora actuala chiar si cele de tip <one-man show> – din bucatarie, de la etajul cinci in Drumul Taberei – isi trec in portofoliul de oferta organizarea de evenimente”.
Sa faci cateva zeci sau sute de rezervari la hotel, transferuri de la aeroport si sa inchiriezi o sala nu inseamna insa ca ai organizat profesionist un eveniment, care presupune urmarirea lui din faza de concept pana la cea de inchidere a situatiei financiare, considera Marasoiu, care este convins ca organizatorii profesionisti de evenimente autohtoni pot fi numarati deocamdata pe degetele a doua maini.
In al doilea rand, ei nu actioneaza niciodata singuri: industria organizarii de reuniuni, conferinte si expozitii presupune colaborarea unor companii cu obiecte de activitate diferite, de la firme de relatii publice, tur-operatori sau hoteluri cu centre de conferinte si pana la companii aeriene, de rent-a-car sau de catering. Aceasta a dus, in strainatate, la constituirea asociatiilor profesionale de tip “convention bureau”, care aspira sa integreze cat mai multe din companiile implicate direct sau indirect in organizarea profesionista de reuniuni. In Romania, Romanian Convention Bureau s-a infiintat in decembrie 1997, cu scopul de a promova Romania ca destinatie europeana atractiva pentru evenimente si turism de afaceri.
Printre membrii RCB se numara cele mai multe dintre hotelurile de lant, precizeaza Paul Marasoiu, pentru ca managerilor acestora le este foarte clar rolul unei astfel de asociatii, ca urmare a experientei pe pietele occidentale. In strainatate, astfel de “convention and visitors bureaus” sunt sustinute financiar in proportie de peste 70% de autoritatile locale, de primariile localitatilor unde isi desfasoara activitatea, de guverne sau de autoritatile din turism. Un proiect precum E-ventPro, de pilda, conceput si derulat anul trecut de RCB in scopul promovarii prin mijloace electronice a organizatorilor de evenimente, a fost finantat de catre Centrul International pentru Intreprindere Privata (CIPE) in parteneriat cu Agentia Statelor Unite pentru Dezvoltare Internationala (USAID). Activitatea curenta a RCB se sustine insa exclusiv din cotizatia membrilor, in valoare de 500 de euro pe an.
Cat costa o conferinta internationala
In acceptiunea asociatiei internationale de profil – International Congress and Convention Association (ICCA), un eveniment are caracter international daca beneficiaza de prezenta a cel putin 50 de participanti si este organizat periodic si prin rotatie in cel putin trei tari diferite. Conform acestui sistem de clasificare, in Bucuresti numarul de evenimente internationale nu depaseste doua-trei. Daca insa se aplica un sistem mai permisiv de definire a evenimentelor internationale, respectiv 30% dintre participanti sa fie din strainatate, conform datelor RCB, dintre cele 650 de evenimente care s-au derulat la Bucuresti anul trecut, 25-30% au avut caracter international.
In cazul unei conferinte internationale de anvergura medie – 500-600 de participanti – cu sesiuni de lucru in plen si pe sectiuni concentrate pe durata a 4-5 zile, bugetul estimat este de aproximativ o jumatate de milion de euro. Din totalul veniturilor, aproximativ 85-90% ii revin prestatorilor de servicii din tara gazda.
Pe plan mondial, taxa medie de participare a unei persoane la o conferinta internationala se situeaza, conform statisticilor ICCA, in jurul valorii de 450 euro de participant. Adaugand costurile de calatorie, in medie intre 200 si 400 de euro pe zi, la o durata medie a conferintelor de 3-4 zile, reiese ca suma medie la nivel mondial cheltuita de participantii la conferinte variaza intre 1.500 si 1.700 de euro.
In ceea ce priveste evenimentele organizate la Bucuresti, datele detinute de RCB arata ca cea mai mare parte a conferintelor si a congreselor nu sunt finantate din taxa de participare, ci din bugete sustinute de organisme internationale, institutii ale autoritatii centrale sau companii private. Rarele situatii in care se apeleaza la
taxe de participare ilustreaza extreme: ori taxe foarte mari, peste 1.000 de euro, percepute de organizatori din strainatate, ori taxe cu valori simbolice, sub 40 de euro, adaptate la puterea de cumparare a participantilor romani. Ca atare, potrivit estimarilor RCB, valoarea medie a taxei de participare la evenimentele organizate la Bucuresti se situeaza mult sub media mondiala, in jurul sumei de 160 de euro/participant.
Costurile de calatorie, in schimb, sunt mai ridicate decat in alte capitale europene, din cauza inexistentei unor legaturi aeriene directe cu o serie de orase importante din Europa, dar si a costului ridicat al cazarii la hotelurile de 4-5 stele, determinat de deficitul de structuri hoteliere din aceste categorii. Astfel, de cele mai multe ori, costurile de calatorie a participantilor straini la evenimentele de la Bucuresti se situeaza aproape de limita superioara a medie mondiale, respectiv 370 euro pe zi, in vreme ce participantii romani au cheltuieli de sub 100 euro/zi, cei mai multi orientandu-se spre hoteluri de 2-3 stele.
Brevetul de manager, un scop in sine
Deocamdata, proiectele asociatiei sunt legate cu precadere de dezvoltarea resurselor umane. In Romania nu se poate vorbi despre resurse umane calificate in acest domeniu in vreun stagiu de pregatire, mediu sau academic, ci mai curand de o “specializare prin consecinta”; adica, explica Marasoiu, implicandu-se in organizarea de evenimente, oamenii au invatat ce trebuie sa faca si au asimilat proceduri de lucru. In momentul de fata, pe piata exista o inflatie apreciabila de licentiati in management turistic, dar care nu stiu chestiuni elementare de operare hoteliera sau turistica, adauga Marasoiu, in opinia caruia cauza acestei situatii este programa de invatamant neadaptata la cererea pietei.
Foarte multi dintre acesti absolventi au beneficiat ulterior de pe urma imbunatatirii legislatiei in domeniu si si-au luat brevete de manageri in turism.
“Cu tot respectul pentru efortul pe care l-au depus sa parcurga anii aceia de facultate, sunt departe de a putea acoperi chiar si nivelul zero de decizie intr-o structura hoteliera sau o agentie de turism. Le lipseste relatia cu realitatea practica – nici din punct de vedere teoretic ei nu au parcurs proceduri pe care sa le regaseasca in practica, iar practica in unitati de profil a existat doar teoretic”.
Pe de alta parte, brevetul de manager ii determina pe unii dintre tineri sa adopte o atitudine de suficienta si chiar de superioritate in momentul in care merg la un interviu pentru a-si gasi o slujba. Toata lumea are de pierdut de pe urma acestei situatii, considera Marasoiu, avand in vedere ca, potrivit unui studiu pe piata muncii facut in decembrie anul trecut, domeniul in care lipseste cel mai acut forta de munca calificata, plecand de la baza si pana la nivel de management, este industria ospitalitatii.
Noroc ca romanii sunt primitori
In pofida faptului ca oamenii care lucreaza in acest domeniu in Romania nu sunt “real calificati”, Paul Marasoiu a observat ca strainii care vin la noi pentru a participa la evenimente pleaca “incantati”. “Exista acea doza de voluntarism, de disponibilitate maxima pe care o are oricine la un inceput de drum. Daca in Occident vorbim de profesionalism, dar de o anume suficienta in ceea ce priveste relatiile umane, la noi acestea uneori suplinesc stangaciile si inadvertentele in plan organizatoric”. Asadar, pentru ca de multe ori organizatorul ofera mai mult decat se asteapta participantul, cel care vine din strainatate pleaca cu o imagine extrem de favorabila.
Dincolo de stramoseasca inclinatie a romanilor de a fi bune gazde, Romania nu si-a valorificat insa cu nimic potentialul, considera Marasoiu: “Noi nu am lucrat cu concepte pana in momentul de fata; noi ne-am promovat Romania din punct de vedere turistic fara sa lucram cu un concept unitar, fiecare entitate a folosit propriul concept pe propriile canale si fiecare a avut cate un buget pentru promovare. Nu avem un brand de tara, nu ne-am definit un target pe o perspectiva mai indepartata decat ziua de maine si consecintele se vad pe diverse planuri”.
Nu neaparat guvernul ar trebui sa fie cel mai important actor in promovarea Romaniei ca destinatie pentru turismul de reuniuni, mai spune Marasoiu. “Este o marota sa dam vina pe guvernanti; eu cred ca suntem de vina cu totii, vorbind de cei din spectrul acestui domeniu, asociatii profesionale, patronale, marii proprietari de structuri de primire, marile agentii tur-operatoare, care nu si-au definit – impreuna, nu separat – niste prioritati”.
Apoi, adauga presedintele RCB, nu exista o corelare intre actiunile la nivel national si cele la nivel local, desi in tara a inceput sa creasca interesul pentru acest domeniu, mai ales in zona de vest, Arad, Timisoara, Oradea. “In aceasta zona se prefigureaza tot mai clar viitoarea apartenenta la Uniunea Europeana, au inceput deja sa se construiasca spatii de expozitii, sunt proiecte care vizeaza accesul la finantari si este o chestiune extrem de convenabila in planul dezvoltarii pietei de evenimente in Romania, pentru ca nu poti concentra totul in capitala, care isi are oricum limitele ei”.
Anul trecut, la Bucuresti au avut loc circa 600-650 de evenimente la care au participat intre 55.000 si 60.000 de persoane. In opinia lui Marasoiu, capitala nu poate gazdui insa evenimente mai mari de 1.500 de persoane, in primul rand pentru ca in momentul de fata capacitatea totala in hoteluri care pot fi clasificate pentru astfel de evenimente nu depaseste 2.700-2.800 de locuri. “Previzionam o crestere accentuata care va surveni in anii urmatori si progresiv pana in 2010 se vor vinde circa 9.000 de locuri in total, plecand de la primul nivel de clasificare pana la cel de cinci stele”, adauga el.
Unde construim hotelul?
Atat la Bucuresti, cat si in tara, ritmul investitiilor in domeniul hotelier este ceva mai accelerat in ultimii ani. In opinia lui Marasoiu, exista insa si aici un pericol, acela al neconcordantei intre investitie si locatie. “Constructia unui hotel nu reprezinta constructia unei cladiri: cand te apuci sa construiesti un hotel trebuie sa construiesti o afacere de la bun inceput, pentru ca in momentul in care ai terminat-o, daca ai gandit-o sa fie hotel si nu raspunde nevoilor de operare hoteliera, acea constructie nu este nici cal, nici magar – nici birouri nu poti sa faci, nici locuinte nu poti, nici hotelul nu functioneaza cum trebuie”. Astfel de situatii sunt extrem de multe, apreciaza el, atat la “case mari”, cat si la “case mici” – investitii facute conform principiului “sunt banii mei si fac ce vreau cu ei”.
Presedintele RCB si-ar dori sa existe o harta a prioritatilor, care sa-i spuna investitorului ca intr-o anumita zona, in urma corelarii studiilor de piata cu conceptul promovarii Romaniei, este bine sa construiasca un anume tip de hotel. “Dincolo de stele, hotelurile trebuie sa aiba o anumita structura de camere, nu numai camere cu doua paturi ca sa fie numar de locuri cat mai multe. Nu mai vine nimeni sa doarma in partaj, cum se intampla pe vremuri, cand Popescu era sunat de la receptie sa-l primeasca in camera pe Georgescu pe care nu-l vazuse in viata lui”, isi aminteste el.
Chiar si in ceea ce priveste pensiunile agroturistice se simte nevoia unui concept si a unor reguli, mai spune Marasoiu. “Avem nevoie de pensiuni in multe zone, dar si acestea trebuie facute intr-un anume fel: nu se pune faianta pe peretii exteriori, nu se pune <Rapirea din serai> in interior, nici vaze pirogravate cu flori de plastic si nici nu se pregateste masa in garaj”.
In cursul acestui an, la Bucuresti ar urma sa se finalizeze circa opt proprietati hoteliere, cu capacitate mergand de la 30-40 de camere pana la circa 80. Exista si proiecte de anvergura, hoteluri de peste 300 de camere, gen Hyatt, Novotel, Kempinski, pentru urmatorii cinci ani. Nivelul de dotare cu spatii de cazare va creste deci si va deveni relativ convenabil, considera Marasoiu; totusi, in ceea ce priveste organizarea de reuniuni, capacitatea de primire este inca redusa comparativ cu cea a tarilor concurente din zona. Cea mai mare sala de conferinte din Bucuresti, Sala Palatului, are in jur de 4.000 de locuri, dar este incompatibila cu standardele internationale, din cauza capacitatii necorespunzatoare a salilor adiacente.
Despre Romexpo, Marasoiu spune ca este un spatiu gandit modern, dar din perspectiva anilor ’60-’70 si care si-a adaptat o parte din spatii pentru conferinte. O alta adaptare, de aceasta data a unor spatii enorme, dar care functioneaza in cazul unor evenimente cu grad ridicat de spectaculozitate, este si Centrul International de Conferinte al Palatului Parlamentului. “Are o capacitate de 3.000 de locuri, dar distantele dintre sali sunt cele care sunt”, comenteaza presedintele RCB. Problema cea mai mare a acestei structuri este insa, in opinia lui, faptul ca nu are personalitate juridica, este a Camerei Deputatilor si lucreaza in regim bugetar. “Ei nu au capacitatea de a angaja ferm un eveniment cu cinci ani inainte, sa zicem, pentru ca daca vorbim in mod profesional despre piata de evenimente, sunt conferinte care se angajeaza cu cinci ani inainte si trebuie sa fii absolut sigur ca acel spatiu ti-a fost alocat. In acest caz insa, in momentul in care intervine o intamplare de alta factura, politica, administrativa, aceea are prioritate si nu conferinta programata”.
La Crowne Plaza, aproximativ 85% din turistii care se cazeaza anual vin pentru afaceri. De anul trecut, numarul evenimentelor organizate aici a crescut, datorita Crowne Ballroom, cea mai recenta dintre cele 12 sali de care dispune hotelul si cea mai solicitata. In opinia lui Marasoiu, sala a facut dovada justetei investitiei, crescand considerabil veniturile din celelalte servicii complementare oferite de hotel. La Marriott Grand Hotel, pana in luna septembrie a anului trecut au fost organizate circa 2.500 de evenimente, la care 95% dintre participanti au fost Romani, iar 5% straini. Athenee Palace Hilton are o capacitate de 272 de camere, in care sunt cazati oameni de afaceri in proportie de 80%.
“O proprietate hoteliera are trei criterii principale: locatia, locatia si locatia”, spune Marasoiu. Conteaza insa, bineinteles, si capacitatea de primire: Howard Johnson isi dezvolta o structura de gazduire de reuniuni de circa 800 de persoane, iar la World Trade Center, capacitatea totala a salilor de conferinte este de 1.600 de persoane. Exista si alte centre potrivite pentru organizarea de reuniuni cu participare numeroasa: “U” Business Center Uzinexport dispune de 12 sali, iar hotelul Majestic si-a extins si modernizat recent structura, dispunand acum de un centru de conferinte cu cinci sali.
“Cu toate acestea, nu poti vorbi despre gazduirea in Bucuresti a unui eveniment de mare amploare, cum sunt de exemplu congresele medicale, care merg pana la 10-15.000 de participanti. Este adevarat si ca aceste evenimente de mare anvergura sunt proprii cu precadere pietei americane, dar si pe piata europeana exista cerere de locatii noi, proaspete pentru evenimente de mii de participanti. Romania ar putea fi o astfel de locatie”.
Organizarea profesionista de reuniuni si conferinte presupune, la fel ca in cazul turismului de afaceri, cazare, catering, transferuri si transport local, tururi pre- si post-congres, dar si activitati specifice, precum inchirierea spatiilor de conferinta, asigurarea echipamentelor audio-video si a asistentei tehnice, a traducatorilor, hostess, organizarea programelor adiacente, productia de obiecte si materiale promotionale, brosuri, cataloage si mape. Pentru structurile turistice care dispun de facilitati pentru organizarea de conferinte, acestea sunt rentabile pentru ca turismul de reuniuni si afaceri are perioade de varf complementare cu turismul de vacanta, acoperind tocmai lunile in care scade gradul de ocupare a hotelurilor. Potrivit datelor Romanian Convention Bureau, incasarile rezultate din organizarea de evenimente la nivel national ar putea inregistra in acest an o crestere de 7-10%, dupa ce, in 2003, veniturile din acest tip de activitati s-au ridicat la 28 de milioane de euro. Aceasta evolutie ascendenta ar urma sa fie sustinuta in primul rand de organizarea mai multor evenimente legate de recenta aderare a Romaniei la NATO, precum si de sporirea numarului de reuniuni generate de procesul de integrare in Uniunea Europeana. Cei peste 40 de membri ai RCB gestioneaza anual circa 800 de evenimente, din care peste 100 sunt targuri si expozitii, iar peste 600 sunt congrese, conferinte, seminarii, lansari de produse si sesiuni de training. Acestea reunesc in total intre 1,2 si 1,5 milioane de participanti pe an.
cecilia.stroe@zf.ro