Pentru a susține eforturile de aliniere la Directiva UE pentru Whistleblowing, sau avertizare în interes public, România a adoptat la sfârșitul anului 2022 o nouă lege care îi protejează pe avertizorii de integritate. Aceasta are ca scop protejarea de represalii a persoanelor care raportează încălcări ale legii sau nerespectarea de către companii a reglementărilor atât europene, cât și naționale. Conceptul de avertizare de integritate (whistleblowing) capătă acum amploare în România, pe măsură ce companiile recunosc nevoia de transparență și responsabilitate, impulsionate de cererea societății pentru practici etice.
Maria Boboc, expert în whistleblowing și Territory Manager la Whistlelink, lider mondial în furnizarea de soluții de whistleblowing, explică această evoluție și beneficiile implementării sistemelor de avertizare în companiile românești: “Revoluția legală inițiată de această lege trebuie să fie completată de o schimbare culturală”.
Principalele cerințe ale noii legi 361/2022
În conformitate cu Legea privind avertizarea în interes public, companiile și entitățile din sectorul public trebuie să implementeze canale interne sigure de raportare și să desemneze persoane sau departamente imparțiale care să gestioneze prompt și eficient informațiile primite. Sistemul de avertizare trebuie să permită atât raportările scrise, cât și cele orale, oferind flexibilitate avertizorilor. Deși este permisă raportarea anonimă, aceasta trebuie să ofere un minim de informații pentru a asigura credibilitatea și a facilita inițierea unei anchete. În plus, un sistem conform trebuie să permită comunicarea bidirecțională, chiar dacă avertizorul alege anonimatul.
Legea subliniază importanța confidențialității și a protecției datelor pe tot parcursul procesului de raportare. Este esențial să se protejeze identitatea avertizorilor și să se mențină confidențialitatea informațiilor personale ale acestora, respectând în același timp reglementările privind protecția datelor prezentate în GDPR. Maria subliniază importanța respectării acestor reglementări, amintind că România se află printre primele trei țări din UE în ceea ce privește numărul de amenzi GDPR aplicate.
Cum ne aliniem la Legea română privind avertizorii de integritate
Întrucât termenul limită a trecut deja, companiile sunt din ce în ce mai conștiente de urgența respectării acestei legislații. Cu toate acestea, multe dintre ele nu reușesc încă să acceseze informațiile corecte. La Whistlelink, bazându-ne pe o experiență globală de peste un deceniu, ajutăm companiile din întreaga lume, inclusiv clienții noștri români. Maria evidențiază importanța denunțării eficiente a abuzurilor ca instrument vital pentru detectarea și remedierea acestora. Această realitate este întărită de rapoartele ACFE, care indică faptul că între 40 și 60% din cazurile de fraudă sunt detectate la nivel intern prin practici de avertizare.
Pentru a respecta legea, organizațiile trebuie să urmeze acești pași simpli:
- Canale de raportare sigure: Canalele interne de raportare trebuie să fie accesibile angajaților și părților interesate, permițând raportarea scrisă și orale. Deși e-mailul este încă utilizat, acesta nu asigură conformitatea cu GDPR și nici anonimatul. Explorați sistemele dedicate de avertizare pentru gestionarea eficientă.
- Politică de whistleblowing cuprinzătoare: Descrieți în mod clar procedurile de utilizare a canalelor interne de raportare și modul în care vor fi tratate rapoartele. Asigurați-vă că toate părțile interesate sunt informate, deoarece o comunicare necorespunzătoare poate duce la o utilizare insuficientă sau abuzivă a instrumentului, subminând în cele din urmă scopul acestuia.
-
Persoane sau departamente responsabile: Desemnați persoane sau departamente autonome care să gestioneze sistemul și să stabilească proceduri de investigare și de urmărire a reclamațiilor.
-
Respectarea termenelor limită: Puneți în aplicare proceduri pentru a confirma primirea rapoartelor în termen de șapte zile și pentru a oferi feedback în termen de trei luni. Utilizarea unei platforme digitale poate fi de ajutor în ceea ce privește notificările.
- Registre corespunzătoare: Documentați și păstrați toate rapoartele primite timp de cel puțin cinci ani, asigurând conformitatea cu cerințele GDPR privind protecția datelor.
Dincolo de conformitatea legală, soluțiile de avertizare oferă și alte beneficii importante pentru organizații
În timp ce evitarea pierderilor financiare și a sancțiunilor legale rămâne în mod evident în centrul atenției, Maria Boboc evidențiază alte beneficii pe care soluțiile de avertizare le pot aduce companiilor, dincolo de conformitate:
- Reputație, prin demonstrarea unui angajament față de practicile etice și de transparență
- Competitivitate, prin aderarea la reglementările internaționale
- Prevenirea escaladării problemelor interne de la preocupări la crize majore
- Retenția talentului, deoarece posibilitatea de a își exprima îngrijorările fără teama de represalii poate îmbunătăți satisfacția generală la locul de muncă și loialitatea.
Cum sprijină Whistlelink companiile din România în implementarea unor sisteme eficiente de whistleblowing?
Noi suntem specializați în furnizarea de soluții complete de avertizare companiilor, iar scopul nostru este de a oferi cel mai ușor de utilizat software de avertizare, însă cu o funcționalitatea robustă.
Acordăm prioritate securității informațiilor prin stocarea datelor pe servere cu sediul în UE, ceea ce ne consolidează angajamentul de a menține standarde înalte de securitate a informațiilor, așa cum confirmă certificarea noastră ISO 27001.
De la clienți direcți până la o rețea vastă de peste 150 de parteneri, ghidăm companiile în crearea unui mediu sigur și confidențial pentru raportarea comportamentelor necorespunzătoare. Cu ajutorul Whistlelink, companiile își pot demonstra angajamentul față de integritate și responsabilitate, consolidându-și în cele din urmă reputația.
Viitorul avertizării de integritate în România
Deși România se aliniază la standarde europene, este totuși printre primele trei cele mai corupte țări din Uniunea Europeană, în special în ceea ce privește raportarea fraudelor legate de fondurile europene, după cum a subliniat OLAF. Recunoașterea rolului vital al avertizorilor pentru expunerea unor probleme precum evaziunea fiscală sau corupția, este esențială pentru promovarea corectitudinii și a competitivității la nivel global.
Având în vedere evoluția așteptărilor societății, Maria subliniază importanța promovării unui comportament etic: “Generațiile tinere pun tot mai mult accent pe valorile etice, existând o cerere tot mai mare de transparență și responsabilitate socială.”
Pe măsură ce România se îndreaptă spre acceptarea și integrarea avertizării de integritate ca instrument de transparență și etică, Maria prevede beneficii imense pentru organizații: “Cu sisteme solide de avertizare, facilitate de experți precum Whistlelink, companiile nu doar ating conformitatea legală, dar își îmbunătățesc reputația și poziția lor pe piața globală.” Aceste soluții sunt imperative pentru a contura un peisaj de afaceri etic în România, promovând în cele din urmă responsabilitatea atât în sectorul public, cât și în cel privat.
Pentru mai multe informații despre legea românească privind protecția avertizorilor de integritate și despre modul în care Whistlelink vă poate sprijini în eforturile de conformare, vizitați Whistlelink.com.