Planificări “placebo”
Fiți mai scumpi cu timpul dumneavoastră. Fiți mai zgârciți cu însemnările din agendă. În special la începutul anului suntem foarte generoși cu rubricile din agendă – doar avem atâtea spații libere. Înspăimântător de repede, agenda se transformă însă într-un păienjeniș în care nu ne mai putem orienta. Ne trezim că nu prea mai avem timp pentru o întâlnire spontană sau pentru o zi de leneveală. Pentru a nu cădea în capcana paginii albe, faceți-vă niște planificări placebo!
Cum să profitați de efectul pozitiv al planificărilor false? Blocați în avans, pe durata întregului an, cel puțin două zile pe săptămână. Cel mai bine cu creionul. Când vi se solicită o întrevedere, puteți șterge pur și simplu linia trasată cu creionul și acorda solicitantului intervalul de timp eliberat – sau nu. Fiți însă atenți nu numai la însemnările din agendă: cel puțin la fel de important este și gradul dumneavoastră de încărcare.
Învață de la meșterul instalator
Numai 20 de minute i-au trebuit instalatorului pentru a înlocui robinetul de apă, dar pe factură v-a trecut o oră? O nesimțire? Nu, realism. Un meșter inteligent ia în calcul și timpul necesar pentru a aduce materialele din depozit, a sosi la domiciliul clientului, a monta piesa respectivă și a se întoarce apoi la firma sa. Astfel, 20 de minute de lucru efectiv ajung să ocupe, în programul intervențiilor, sale două ore.
Pentru o planificare realistă a timpului dumneavoastră aveți nevoie de date corecte. Aflați cât timp vă trebuie de regulă pentru anumite activități. Întocmiți o listă cu rezultatele:
· scris 1 pagină de raport = 40 de minute
· aranjat acte în dosare = 30 de minute
· răspuns la e-mailuri = 90 de minute
· activitate creativă = 60 de minute
· făcut ordine = 15 minute
· ………….. =
· ………….. =
Notați aceste intervale de timp în agendă, eventual cu culori diferite. Foarte important: tratați aceste însemnări ca pe niște termene “serioase”. Atunci agenda dumneavoastră nu se va mai umple la nimereală cu alte sarcini și întâlniri.
Mărunțișurile costă timp
Dumneavoastră cum procedați când vă planificați timpul? Țineți cont de activități precum răspunsul la e-mailuri, aranjatul actelor în dosare și formularea de idei noi? Sau treceți în agendă numai obligațiile “serioase”? O rubrică liberă înseamnă: aici mai încape ceva? Atunci, desigur, stresul este garantat. Cel mai bine este să stabiliți gradul dumneavoastră real de solicitare – nu doar timpul necesar pentru activitățile notate în agendă.
Nu uitați: trebuie să luați medicamentele de la farmacie, să cumpărați un cartuș pentru imprimantă, să curățați mașina de cafea de calcar, să cumpărați o felicitare. Deseori ne trec prin minte nenumărate sarcini mărunte. De fapt, nu prea au loc în agenda noastră, dar așteaptă să fie rezolvate și ne împiedică să ne concentrăm asupra altor activități. Avem o singură soluție: să ne eliberam mintea notându-le în agendă.
Fragment din volumul “Învață să câștigi timp! Metoda “Simplify your time”, de Lothar Seiwert, specialist în resurse umane și creator al celebrei metode de management al timpului – “Simplify your time”. Cartea este în curs de apariție la Editura Trei în colecția “Psihologie practică”. Intertitlurile aparțin redacției.