Companiile care se extind continuu si care vor sa mentina comunicarea directa dintre angajati, precum si in relatia cu clientii, ca pe vremea cand aveau doar un magazin sau un stand, apeleaza la videoconferinte si la telefonia pe Internet.
Un exemplu in acest sens il constituie divizia de servicii a General Motors, GM Acceptance Corporation (GMAC), care s-a dezvoltat exploziv in ultimii noua ani si desfasoara afaceri in 100 de tari.
GMAC, care ofera servicii de consultanta, managementul investitiilor si al bunurilor sau servicii IT, are acum 3.200 de angajati. “Nevoia de comunicare si mai ales de interactiune cu partenerii si clientii ne-a facut sa optam pentru mijloace de comunicare cat mai sofisticate”, a explicat directorul sistemelor informatice de ale GMAC, Niraj Patel, citat de Financial Times.
Pentru a-si automatiza propria infrastructura, GMAC a fost obligata sa dezvolte o platforma proprie, care sa fie capabila sa sustina toate formele de comunicare. “Este un hibrid”, a conchis Patel. Sistemul integreaza aplicatiile Microsoft pentru comunicare online (Outlook pentru e-mail si MSN Messenger pentru mesaje online) cu tehnologia produsa de Tandberg pentru videoconferinte, sisteme Spectel pentru conferintele telefonice si aplicatiile de conferinta online de la WebEx. Toate sistemele lucreaza in armonie si un oficial al CMAC, care nu se afla la birou, poate participa la o sedinta de staff fie cu ajutorul e-mailului, fie cu telefonul mobil, fie de acasa, prin sistemele de conferinta video. Asta pentru ca oficialii de rang inalt au fost obligati sa instaleze sistemele de comunicare si acasa pentru a evita sa fie chemati la birou in momentele cand trebuie luata rapid o decizie importanta.
Comunicatiile se realizeaza pe Internet, infrastructura cu costurile de exploatare cele mai reduse, iar 90% din transmisii, audio sau video, se desfasoara in reteaua privata a companiei (VPN – Virtual Private Network), unde costurile sunt zero. Dezvoltarea sistemelor de comunicare nu trebuie sa surprinda pe nimeni. “Prima noastra videoconferinta a fost cu directorul financiar al Microsoft, dupa care gigantul software a devenit client al GMAC”, a declarat Patel.
Compania mai foloseste de asemenea aplicatii de managementul datelor si documentelor, solutiile fiind furnizate de TeamPlate si Solanis. Documentele interne sunt “semnate digital” si securizate. Departamentul Juridic foloseste un sistem informatic de managementul documentelor. In loc sa plimbe un document pe la 15 utilizatori pentru a lua toate aprobarile, contractul este tinut pe un server, iar acolo utilizatorii isi dau verdictul incepand de la seful de birou, pana la presedintele executiv al companiei.
Cand este dezbatut un document controversat, utilizatorul are la dispozitie mai multe optiuni: poate telefona sau convoca o sesiune de chat pe MSN sau chiar incepe o videoconferinta cu sefii sai, sau cu subalternii sai, poate face comentarii pe marginea documentului sau poate sa il respinga total. Beneficiul cel mai mare adus de tehnologie? Viteza cu care se rezolva problemele. “Am redus durata unui ciclu normal de afaceri (de la idee pana la semnarea contractului) de la 90 de zile la numai 10 zile si asta gratie tehnologiei”, a explicat Patel.
De asemenea, viteza sporita se traduce si in reducerea costurilor. La fiecare contract trebuie consultate doua companii de avocati, care taxeaza la ora. Iar scurtarea perioadei de dezbatere pe marginea contractului micsoreaza suma platita acestora.
“Pe scurt, am centralizat tehnologia si am descentralizat procesul de munca efectiv”, a explicat responsabilul GMAC. “Tehnologia ne ajuta pe toate planurile pentru ca sa identificam nevoile clientilor mai rapid si sa finalizam afacerile cat mai repede”, a spus el.
dan.dragomir@zf.ro