Transformarea digitală a proceselor este inevitabilă. Cum a fost experiența cu transformarea digitală a HR-ului pe parcursul anilor?
În urmă cu 10 ani, când am început să fiu consultant pentru tehnologii HR, percepția generală era foarte diferită față de ce se întâmplă în prezent. Directorii generali, managerii și specialiștii HR necesitau multe argumente pro și întâlniri repetate pentru a-i da o șansă digitalizării. Ultimii doi, trei ani au reprezentat un avânt general pentru tehnologii, dar mai ales pentru tehnologiile care înlocuiesc pixul și hârtia cu un ecran digital.
Pe măsură ce companiile au trecut într-un timp scurt de la munca la birou la work-from-home și la muncă hibridă, tehnologiile HR au devenit indispensabile pentru ca businessurile să continue să-și crească echipele prin atragerea și reținerea talentelor. Acest context a fost favorabil liderilor în resurse umane, pentru că au avut șansa să-și schimbe rolul în companie, dintr-un departament operațional administrativ într-unul strategic. Această schimbare continuă și este uimitor să observi cum specialiștii care acum un deceniu lucrau cu exceluri și dosare fizice sunt aceiași care azi analizează date și iau decizii în legătură cu strategia de afaceri a companiei.
Transformarea digitală este, desigur, imposibilă fără instrumentele potrivite. Care sunt componentele de bază ce nu trebuie să lipsească din niciun business?
Principalele obiective ale instrumentelor digitale nu sunt doar cele legate de îmbunătățirea productivității și simplificarea proceselor, ci și îmbunătățirea colaborării și comunicării între departamente. Având în vedere că flexibilitatea capătă tot mai multă importanță pe piața muncii, ar trebui să luăm decizii pentru a sprijini această nouă modalitate în care muncim. Conform ultimului sondaj Romanian Software despre HR Tech, cele mai căutate softuri de HR în 2022 sunt administrarea personalului și managementul documentelor online. Așadar, se observă că tot mai multe companii doresc să-și asigure digitalizarea proceselor de bază. Indispensabil a devenit și un soft de self-service, căci peste 65% dintre companii oferă softuri de self service pentru angajați.
Odată îmbunătățită experiența digitală, trebuie luată în considerare planificarea creșterii. Iar în acest scop, avem instrumente de recrutare de tip Applicant Tracking System și instrumente de învățare pentru angajați de tip Learning Management System. Ultima recomandare de soft esențial vine din partea specialiștilor HR; conform rezultatelor din studiul pe care l-am menționat, un soft de tip Analytics pentru HR este dorit de 42% dintre specialiștii în resurse umane.
Vorbind despre „pachetul” de instrumente potrivite, care sunt întrebările cheie pe care ar trebui să le pună un lider în HR despre tipul de tehnologie de care are nevoie pentru a fi mai competitivi?
Liderii din HR ar trebui să aibă în vedere o întrebare generală atunci când aleg tehnologii noi: Cum ne va ajuta acest soft să denim mai strategici? În ceea ce privește celelalte întrebări importante pe care ar trebui să le luăm în considerare:
„Care sunt procesele repetitive ce pot fi automatizate cu ușurință?” – ca să obținem mai mult timp pentru ceea ce contează. „Ce tehnologii îmi sunt esențiale pentru a crea cea mai bună experiență a angajatului?” – ca să ne putem concentra pe comunicare, învățare și retenție. Și „Cât de flexibilă este echipa mea?” – ca să decidem între soluțiile de HR în cloud, disponibile direct din fereastra web, și cele on-premise, ce oferă mai puțină flexibilitate, dar mai mult control.
Odată ce tehnologiile au fost alese, cum se poate trece peste provocările de implementare și asigura o transformare digitală eficientă?
Pentru ca transformarea businessului să fie un succes, avem nevoie de angajați dispuși să deprindă anumite abilități digitale, iar pentru specialiștii HR, aceasta pare să fie preocuparea generală. Potrivit studiului nostru, 36% dintre companii au spus că nu sunt capabile să-și atingă obiectivele de transformare digitală din cauza lipsei de angajați calificați din punct de vedere tehnic. Dar acesta nu este un motiv de îngrijorare. Soluțiile software sunt ușor de utilizat, iar furnizorii de soluții software oferă sesiuni de training pentru ca angajații să fie „on board” înainte de sfârșitul implementării.
A doua cea mai des menționată provocare este legată de constrângerile tehnice și operaționale. Pentru ca automatizarea să-și poată îndeplini scopul, avem nevoie de procese interne standardizate și puse la punct. Așadar, le sugerez liderilor HR ca înainte de orice transformare digitală, să se asigure că procesele interne au un flux de lucru, adică pași standard care le sunt cunoscuți echipei de resurse umane și nu numai.
Depășirea bugetului este un alt obstacol. Vestea bună este că furnizorii de soluții software au adaptat pachetele software atât de bine încât chiar și companiile mici și-o pot permite. De exemplu, colorful.hr este folosit de companiile cu mai puțin de 10 angajați, dar și de mari corporații cu mii de angajați.
Și ultima provocare este, desigur, rezistența la schimbare. O provocare uriașă a transformării digitale este una de cultură internă. Pentru ca adopția tehnologiei să fie cât mai mare, toată lumea trebuie să fie pe aceeași pagină – de la conducere la angajați. Toată lumea ar trebui să fie pregătită să facă schimbări în viața lor de zi cu zi și să nu se teamă să învețe lucruri noi. Iar acest lucru îl rezolvăm cu multă comunicare. La toate nivelele de conducere și execuție, schimbările trebuie comunicate deschis.
Aurelian Chitez este Sales Director și consultant în digitalizare la Romanian Software, unul dintre liderii pieței de software în domeniul resurselor umane prin platforma colorful.hr. Aurelian are peste 10 ani de experiență în promovarea soluțiilor digitale care susțin munca departamentelor HR prin soft-uri inteligente de automatizare a proceselor. Datorită echipei pe care a format-o, colorful.hr a devenit un partener de încredere pentru peste 750 de business-uri din toată țara.
De peste 21 de ani, colorful.hr digitalizează procesele de HR; de la soft-uri pentru pontaj, salarizare și administrarea personalului și a documentelor care simplifică partea de HR admin, până la soluții digitale ce contribuie la creșterea companiei cu ajutorul unor module dedicate recrutării (Application Tracking System), dezvoltării personalului (Learning Management System) și analizei datelor.
Contactează un consultant și descoperă soluții personalizate nevoilor oricărui business.